Ook hier weer een Engelse term omdat er niet echt een Nederlandse versie van bestaat. ‘Offerteaanvraag’ kennen we, maar een ‘Optionele Offerteaanvraag’ heb ik nog nergens vermeld gezien.

De meeste offerteaanvragen gaan over het kopen van ‘output’; wat gaat een leverancier voor de klant doen. In een eerder artikel heb ik al even het verschil tussen ‘output’ en ‘outcome’ beschreven, waarbij de laatste gaat over ‘wat de klant verwacht dat er gaat gebeuren nadat iets gekocht is.’

Hierin schuilt nu ook net het probleem van een traditionele offerteaanvraag die refereert aan een gespecificeerde behoefte.

Die vastgestelde behoefte is een momentopname, veelal gebaseerd op feiten uit het verleden en opgesteld en beoordeeld met het referentiekader en in de emotie van dat moment. Vervolgens wordt in een contract de ‘ouput’ voor de komende jaren de vastgelegd.

Het probleem is echter dat de verwachtingen (outcome) continu veranderen. De betrokken medewerkers veranderen, en daarmee ook hun referentiekaders, de omstandigheden veranderen, zowel bij klanten, leveranciers als de maatschappelijke omgeving en de ambities van de betrokken medewerkers veranderen. 

De uitdaging is dan hoe die afgesproken prestaties kunnen meeveranderen om aan de gewijzigde ‘outcome’ invulling te geven.

Dit is momenteel het speelveld van de contractmanagers. Zij moeten vaak met de handen op hun rug onderhandelen met de.betrokken leveranciers over de gewenste prestatiewijzigingen. Die leveranciers zijn na het winnen van het contract vaak monopolist geworden. Zij hebben immers het getekende contract voor vier jaar. Zeker in aanbestedingsplichtige omgevingen, waarbij ook vaak volume gebundeld is (massa is kassa) en ondergebracht bij één leverancier, is dat min of meer de garantie op een afnameverplichting. Want het alternatief is afscheid nemen van de leverancier in kwestie en opnieuw aanbesteden, wat meestal niet meer past in de aanbestedingskalender. Leveranciers weten dit.

Hoe kun je dan wel zorgen dat gedurende de looptijd van een contract wijzigingen doorgevoerd kunnen worden om te blijven schieten op een bewegend doel, zonder dat daarvoor automatisch de knip moet worden getrokken? Dat kan door vooraf veel meer afspraken te maken over wat zou kunnen gaan veranderen.

Daarvoor gebruik je een optional bid. Deze bestaat uit een Basisvraag en Opties. De basisvraag is eigenlijk niets anders dan hetgeen nu in een reguliere offerteaanvraag staat. 

Het uitgangspunt is dan dat als er helemaal niets zou veranderen, jouw collega’s de komende vier of vijf jaar gelukkig zullen zijn met de conform de basisvraag geleverde prestaties. De opties gaan dan op zoek naar consequenties van veranderingen. Het zijn ‘wat als’ vragen.

Wat als we niet op maandag maar op vrijdag geleverd willen krijgen? Wat als we er niet tien, maar vijftig nodig hebben? Wat als we dit of dat zelf doen of juist door jullie willen laten uitvoeren? Wat als we vooraf betalen of pas na drie maanden? Wat als we vijf in plaats van drie jaar garantie willen? Wat als we juist helemaal geen garantie nodig hebben?

Kortom, vragen naar consequenties van keuzes. Zodat zodra zo’n behoefte zich voordoet, je eigenlijk al direct kunt zien wat de mogelijke consequentie zou kunnen zijn. Let wel, er staat ‘zou kunnen’. Je zult er nog steeds met de leverancier over in gesprek moeten gaan, want ook de door de leverancier vooraf opgegeven consequenties zijn afgegeven op basis van de kennis en omstandigheden van dát moment.

Maar in ieder geval heb je een basis gecreëerd om met elkaar in gesprek te gaan. 

En deze ‘wat als’ vragen kun je vandaag al in alle offerteaanvragen op gaan nemen.