Is het verstandig om het beschikbare budget vooraf bekend te maken bij het aanvragen van offertes? Deze vraag stel ik regelmatig aan inkopers die bij ons een opleiding volgen.
Hun antwoord is dan vaak ‘Nee’.
Want, zo is de gedachte, dan gaan de leveranciers daar naar toe schrijven.
Wanneer je het beschikbare budget van €100 in de offerteaanvraag hebt opgeschreven, zullen de offertes waarschijnlijk tussen de €99 en €101 uitkomen.
Het kan natuurlijk zo zijn dat jij heel goed begrijpt hoe de business van de leveranciers in elkaar zit, en exact weet welke kostendrijvers hun werk doen. Daardoor heb je gewoon perfect gebudgetteerd, en klopt het dat er een zeer geringe variatie rondom dat budgetbedrag is.
Maar stel nou dat je, zoals velen, jouw budget voor toekomstige aanschaffingen gebaseerd hebt op gedrag uit het verleden zoals bijvoorbeeld blijkt uit een spendanalyse. Dan kan het zomaar zijn dat jij geen rekening hebt gehouden met de efficiencyslag die leveranciers hebben gemaakt door bijvoorbeeld automatisering en AI, en dat jouw beschikbare budget véél te hoog is voor hetgeen je wilt kopen. Of je hebt tijdens het voorafgaande marktonderzoek alleen de leveranciers gevraagd van de voor de hand liggende, kostbare oplossingen. Met een mogelijk goedkoper alternatief om hetzelfde eindresultaat te behalen, heb je dan geen rekening gehouden.
De grootste angst van veel inkopers is natuurlijk dat leveranciers dan in de buurt van dat te hoge budgetbedrag gaan aanbieden ook al zouden ze het veel goedkoper kunnen uitvoeren. Een mooie besparing blijft dan achterwege.
Dit laatste is alleen mogelijk als alle leveranciers vooraf even overleggen om te voorkomen dat één van hen het meer realistische bedrag op tafel legt, terwijl de rest rondom het veel te hoge budgetbedrag aanbiedt. En zich ondanks het bekende ‘prisoners-dilemma’ aan die afspraak houden. Dit vergt complexe afspraken en onderlinge verrekening en gebeurde 25 jaar geleden tijdens de bouwfraude. Dat deed veel stof opwaaien, het wantrouwen lijkt mede daardoor diep in het DNA van de inkoper te zitten.
Wanneer je een zorgvuldig specificatietraject hebt doorlopen, met voldoende concurrentie, en de prijs komt in de buurt van je budget, dan kan het niet kennelijk voor minder. En je hebt nu toch wat je wilde hebben voor het bedrag wat je er oorspronkelijk voor over had.
Met minder potentiële concurrentie leidt inzicht in kosten, gecombineerd met een margeafspraak, tot hetzelfde einddoel. Ook niets aan de hand.
En wanneer je geconfronteerd wordt met een echte monopolist maakt het ook niet uit dat je geen budget meestuurt, de leverancier dicteer dan sowieso.
Het is pas echt vervelend als je een heel selectietraject doorloopt, wellicht inclusief een pre-kwalificatie ronde, om er vervolgens achter te komen dat je de aangeboden oplossingen helemaal niet kunt betalen. Voor jou, maar ook voor alle leveranciers die veel moeite hebben gedaan.
Het kan goed zijn dat je budget veel te laag was. Wat als supply chains zijn veranderd door handelstarieven, of grondstoffen recent veel duurder zijn geworden, waardoor het historisch ‘inzicht’ er mijlenver naast zit?
Hoe groot is de kans dat een leverancier die een offerte instuurde voor €150 en hoort dat je maar € 100 beschikbaar hebt, zegt dat hij het daar dan ook wel voor wil doen. En hoe groot is de kans dat hij je een volgende keer weer serieus neemt?
Precies.
Daarom adviseren wij, zeker in budget gestuurde organisaties, om budgetten vooraf bekend te maken. Daarbij is het natuurlijk verstandig om bij het opstellen van het budget de kennis en kunde van inkopers en contractmanagers in te roepen om tot een zo realistisch mogelijk budget te komen. En feedback van leveranciers, direct bij de start van je inkooptraject, te gebruiken indien nodig.