Waarom heeft  een contract eigenlijk een looptijd?  Want als iets lekker gaat, wil je eigenlijk niet stoppen. En als het slecht gaat wil je liever niet doorgaan. Toch? Maar waarom sluiten wij dan allemaal contracten die een vaste einddatum hebben?

Even voor alle duidelijkheid, ik heb het hier over contracten waarvan de resultaten van de te leveren prestaties zo belangrijk voor je zijn, dat je er contractmanagement voor wilt inrichten.  Dat zijn vooral contracten die de verdiencapaciteit, het onderscheidend vermogen of de maatschappelijke impact van de organisatie raken.

Zelfs met ‘partners’ sluiten wij contracten voor bepaalde tijd. Op zich is dit al raar, want het zijn organisaties waarmee wij expliciet aangeven langdurig en vooral intensief te willen samenwerken. 

In de praktijk kom ik veel zogenaamde contracten voor onbepaalde tijd tegen, die dat in werkelijkheid niet zijn. Het zijn gewoon eenmalig vastgelegde spelregels met een jaarlijkse herziening van de prijslijst. En in de spelregels is dan vastgelegd dat het contract op ieder willekeurig moment kan worden ontbonden, met inachtneming van bijvoorbeeld twee maanden opzegtermijn. In theorie is dat dan eigenlijk een contract voor twee maanden; dat is namelijk de minimale zekerheid die de leverancier geboden wordt.

Maar wat is nu de motivatie achter deze ‘eindigheid’ van contracten? 

Als belangrijkste drijfveren zie ik wederom ‘angst’ en ‘wantrouwen’. Wij zijn Bang dat wij kansen in de markt missen. Bang dat wij te lang vastzitten aan leveranciers of zelfs afhankelijk van hen worden. Bang om afspraken te moeten maken over zaken die we eigenlijk nog niet weten. En we vertrouwen de leverancier niet om ‘scherp’ te blijven na geboden zekerheid.

Terwijl dit allemaal aspecten zijn die vooraf door het maken van goede afspraken prima af te dekken zijn. 

Zo kun je duidelijke afspraken maken over hoe uit elkaar wordt gegaan. En dan bedoel ik niet de vaak in de algemene inkoopvoorwaarden geregelde kostenloze opzegging ‘om moverende redenen’ met inachtneming van een bepaalde opzeggingstermijn. Ik bedoel realistische afspraken over hoe om te gaan met desinvesteringen, afschrijvingen en gerelateerde kostprijscalculaties. Dit dwingt je om vooraf heel open met een leverancier over kosten (en niet over prijzen) te praten.

Het dwingt je ook om contracten daadwerkelijk te managen op basis van ‘tevredenheid’, en minder op basis van vooraf opgestelde kpi’s. Want wat gisteren als kpi nog kon leiden tot tevredenheid bij jouw collega’s (zij die ermee moet werken), kan morgen tot teleurstelling leiden.  Wat drijft die tevredenheid bij jouw collega’s? Als je dit op orde hebt, zijn contracten voor onbepaalde tijd geen enkel probleem.

Vergelijk het eens met een huwelijk. Daarin geldt ook dat huwelijkse voorwaarden het beste voorafgaand aan de trouwdag worden opgesteld. En dat je niet pas in het echtscheidingsconvenant een en ander prettig probeert te regelen. Dat wordt erg lastig.

En laten we wel zijn,  wie van de gehuwden onder jullie is met jouw partner getrouwd voor 10 jaar met twee keer de optie tot een jaar verlenging en met een jaarlijkse toets op marktconformiteit?

Durf anders te zijn. Kom naar InkoopAcademie en laten we samen inkoop leuker maken.