Onlangs las ik op LinkedIn een interessante opmerking van een traditionele inkoper. Hij stelde daarin “ik ben alleen verantwoordelijk voor wat ik zeg, niet voor wat anderen horen”.
Nu denk ik dat in ons beroep juist het tegenovergestelde waar is.
Als professioneel inkoper, kun je in je eentje helemaal niets bereiken. Om echt succesvol te zijn, moet je met anderen samenwerken. Want jij hebt de prestaties (goederen, diensten of allebei) die je gaat kopen niet nodig. En dat is maar goed ook, want je hebt het geld er niet voor. Die behoefte en dat geld hebben anderen.
En aangezien je niet zelf die prestaties gaat leveren, heb je leveranciers nodig die dat voor jou willen gaan doen. Jouw collega’s en leveranciers zijn allemaal mensen. Mensen wiens gedrag vooral gericht is op de invulling van het ‘eigen belang’ en die primair getriggerd wordt door emotie (gevoel).
Dat ‘eigen belang’ is niet alleen gericht op carrière maken, méér geld verdienen of belangrijker worden. Het kan ook over zoiets simpels gaan als ‘een goed gevoel’ ergens over hebben. Iemand ‘helpen’ doe je dus ook uit eigen belang.
‘Objectief luisteren’ bestaat niet. Wanneer je iets tegen iemand zegt, zijn het niet de oren waar de ander mee hoort. Feitelijk zijn de oren alleen maar een fysiek hulpmiddel om trillende geluidsgolven, veroorzaakt door jouw stembanden, om te zetten in elektrische stroompjes in hun hersenen. In die hersenen ‘horen’ zij dus wat jij hebt gezegd.
Wat denk je dat jouw collega’s horen als jij het volgende stelt: “Mijn betrokkenheid bij jullie project zal de organisatie veel geld besparen”. Hoe zal dit zich vertalen naar hun gedachten en gevoel (emotie) en dus naar hun daaropvolgende gedrag? Dat zal sterk afhangen van hun referentiekader; eerdere eigen ervaringen of ervaringen die anderen (collega’s, vrienden, familie of zelfs media) met hen hebben gedeeld. Zou het kunnen dat, gebaseerd op die referentie, zij dan horen “oh, dus als jij betrokken wordt bij ons project, kan ik minder besteden aan wat ik wil kopen. De kans is dan ook groot dat ik minder krijg dan wat ik wil hebben.”
Hoe denk je dat de volgende stelling ‘gehoord’ zal worden: “zullen we eens kritisch kijken naar de specificatie, zodat het meer gericht is op wat je nodig hebt in plaats van op wat je graag wilt”? Denk je dat wat zij horen aanleiding zal zijn om jou te betrekken bij hun project, of zullen ze alles in het werk stellen om jouw betrokkenheid zo lang mogelijk uit te stellen?
“Jij zou alternatieve, minder dure oplossingen moeten overwegen” komt wellicht heel anders in hun hersenen over dan “Heb je ooit deze alternatieve oplossing overwogen” (waarbij je ‘minder duur’ weg laat).
Gaat jouw ‘grotere geheel’ uitspraak “we moeten het effect van deze oplossing vanuit bedrijfsbelang bekijken en niet alleen kijken naar het effect op de prestatie van jouw afdeling” jouw collega’s in de samenwerkingsmodus zetten, of denken ze vooral “dat is makkelijk gezegd, maar ik wordt vooral beoordeeld (beloond of gestraft) op basis van de prestaties van mijn afdeling, niet op basis van het totale bedrijfsresultaat”?
Iets anders waar we ook rekening mee moeten houden, is het psychologische fenomeen ‘confirmation bias’. Dit wil zeggen dat wanneer mensen een mening over iets hebben, zij alleen (onderbewust) nog zoeken naar, of open staan voor, informatie die die mening bevestigen. Tegenstrijdige informatie negeren ze.
Dus als jouw collega’s er heilig van overtuigd zijn dat professionele inkoop vooral gaat over het besparen van kosten, het verkleinen van keuzemogelijkheden en het beperken van hun vrijheden, dan hoeven ze alleen maar de woorden ‘kosten’, ‘besparen’, ‘grip’ of ‘standaardisatie’ te horen om hun vooroordeel over inkoop bevestigd te zien. Ze horen dan niets meer van wat jij wellicht nog zegt over het toevoegen van waarde en managen van risico’s. Daarom is de veelgehoorde uitspraak “maar inkoop is zoveel meer dan alleen kostenbesparing” niet zo handig.
Inkoop is mensenwerk. Mensen worden primair gedreven door emotie en zijn voorspelbaar irrationeel. Gelukkig zijn zij daarnaast enorm makkelijk te beïnvloeden, onderbewust geleid door hun vooroordelen en getriggerd door wat zij horen (of lezen); niet door wat jij zegt (of schrijft).