Waaraan ontleent de inkoopafdeling haar bestaansrecht? Een interessante vraag om jezelf als inkoopprofessional eens te stellen. Een vraag die wij tijdens trainingen onze deelnemers ook vaak even voorleggen. Een veel gehoord antwoord is dan: “door het stellen van kritische vragen houden wij onze collega’s scherp qua kosten”.
Maar wie heeft inkoopprofessionals ooit de verantwoordelijkheid gegeven om collega’s aan te spreken op gedrag in relatie tot kosten? Dit is toch vooral een aapje die door de inkoopgemeente min of meer op eigen schouders is gezet.
Door naar management te roepen dat inkoop de collega’s wel eens flink zal ‘challengen’ in hun behoefte, is dat iets wat management in ieder geval niet meer hoeft te doen. Daar zijn ze maar wat blij mee. Want niets is vervelender dan een collega tot de orde te moeten roepen. De vraag is echter of je daar als inkoopprofessional nu vrienden mee gaat maken?
Stel een collega heeft van de afdelingsmanager een budget gekregen om een auto te kopen. Zijn budget stelt hem in staat om een, naar zijn mening, leuke BMW 3-serie Executive Business edition special aan te schaffen, compleet met lichtmetalen velgen, meedraaiend stuurwiel en verwarmde trekhaak. Hij komt bij jou als inkoper met de vraag of je dat voor hem kunt regelen.
Hoe denk je dat hij zich voelt als je dan de ‘kritische’ vraag stelt waarom hij zich niet beperkt tot het functioneel specificeren van een ‘middel om van A naar B te komen’. Want volgens jou is het ook zeer goed mogelijk om op redelijk comfortabele wijze van A naar B te geraken in een Dacia Duster, om maar wat te noemen. En die is voor een aanzienlijk lagere kilometerprijs te verwerven. Een behoorlijke besparing op autokosten ligt voor het oprapen.
Gaat hij je nu vriendelijk bedanken voor dit inzicht, of bedenkt hij zich de volgende keer wel twee keer voordat hij jou gaat bellen om hem te helpen bij het beschikbaar krijgen van een product of dienst?
Aanspreken op gedrag is iets wat typisch thuis hoort in een hiërarchische relatie tussen aanspreker en aangesprokene. Dat is een positie die je als inkoopprofessional simpelweg niet hebt ten opzichte van jouw collega’s.
In bovenstaand voorbeeld spreek je jouw collega vooral aan op ‘geweten’. Hij beseft zich ook wel dat een goedkopere auto voor het bedrijf voordeliger is. Maar hij heeft echter wel budget gekregen wat toereikend is om die BMW te kopen. Gaat hij dan voor het hogere ‘bedrijfsbelang’, of toch voor eigenbelang.
Jouw ‘kritische’ vraag heeft in ieder geval de lol van het kopen van de BMW toch al een beetje vergald.
Laatst hoorde ik bij een seminar over ‘samenwerking’ iemand die, als rechtgeaard traditioneel inkoper opperde dat ‘zijn collega’s hem lastig vonden’ en dat hij daardoor wist dat hij zijn werk goed deed.
Waarop ik voor open doel kon inkoppen dat “irritatie inderdaad een goede basis is voor samenwerking”.
De manier waarop de ‘kritische’ vragen worden gesteld, heeft vaak iets weg van “heb je wel centjes genoeg” of “leg eens aan ome inkoper uit waarom jij denkt nu perse een BMW nodig te hebben om van A naar B te komen”, of “weet je moeder wel dat je hier bent”. Terwijl wat je eigenlijk zou willen doen, is jouw collega duidelijke keuzemogelijkheden bieden, zonder dat je daar een waardeoordeel in legt.
Want, bottomline, wat maakt het jou nu uit of hij kiest voor de BMW of de Dacia? Het is toch zijn budget, niet het jouwe.