We komen ze dagelijks tegen: ‘Strategisch’ inkopers. Naast ‘Tactische’ en ‘Operationele’ inkopers.
Maar wat zijn het eigenlijk? Of beter gezegd: welk beeld hebben mensen erbij? Hoe zouden de klanten van de organisatie naar ‘Strategisch’ inkopers kijken? Wat denken bijvoorbeeld de collega’s voor wie de deze inkopers werkzaamheden uitvoeren van de term ‘Strategisch’? Of de inkopende medewerkers zelf, de leveranciers of sollicitanten?
Laten we maar eens beginnen bij de klanten van een organisatie. Daarmee bedoelen we de echte klanten die als consument of bedrijf een prijs betalen voor de door de organisatie geleverde prestaties of als (semi-)overheid een budget beschikbaar stellen. Ze zullen niet vaak met inkopers te maken hebben en waarschijnlijk hebben ze er ook nauwelijks een beeld bij. Misschien dat ze het er op een verjaardag over hebben, maar eigenlijk interesseert het hen niet zoveel.
Voor de bij inkoopprocessen betrokken collega’s kan de term “Strategisch” wel een positief effect hebben.
Als een dergelijke inkoper aan hun inkoopproject gekoppeld wordt, kan dit een signaal zijn dat zij ‘belangrijk’ gevonden worden. Er wordt immers geen operationeel inkoper of junior inkoopadviseur voor vrij gemaakt, maar een echte Strategisch inkoper.
Goed dan, hoe zit dit met de zittende inkopers, leveranciers en sollicitanten?
Laten we Peter Kraljic er eens bij pakken omdat in zijn model de term ‘Strategisch’ een belangrijke rol speelt. De rest van de wereld zegt dit helemaal niets, maar inkopers kennen hem allemaal.
Het Kraljic model kent een horizontale as waarop het ‘inkooprisico’ wordt uitgezet en op de verticale as de ‘financiële impact’. Simpel vertaald staat hier van links naar rechts de ‘kans op verkrijging’ en van onder naar boven de ‘hoeveelheid geld die men eraan uitgeeft’. Inkopers hebben immers meestal alleen zicht op spend en niet op marge. Dit levert vervolgens vier kwadranten op: Routine, Knelpunt, Hefboom en Strategisch.
Strategisch gaat dan over goederen of diensten die een hoog beschikbaarheidsrisico kennen en die een grote financiële impact op de organisatie hebben. In de praktijk betekent dit dat een ‘Strategisch’ inkoper vooral bezig is met de inkoop van prestaties die ‘moeilijk te krijgen zijn’ en waar ‘veel geld aan wordt uitgegeven’.
Nu denken wij dat het plotten in dit model van de manier waarop inkoop naar leveranciers kijkt vooral iets zegt over de eigen perceptie van de werkelijkheid en niet zoveel over de manier waarop leveranciers zich zouden gedragen. Dat zal namelijk gebaseerd zijn op de manier waarop zij naar de inkopende partij kijken.
Maar wat nog veel belangrijker is, is dat wij de term ‘Strategisch’ vooral koppelen aan impact die in te kopen prestaties hebben op het verdienmodel of het bestaansrecht van de organisatie. Dat zegt dus helemaal niets over mate van beschikbaarheid en hoeveel je eraan uitgeeft.
Als zittende en werkzoekende inkopers door een Kraljic-bril naar de functietitel zouden kijken, wat betekent dat dan? De meeste organisaties hebben in termen van Kraljic vaak maar enkele van deze ‘Strategische’ leveranciers. Denken zij dan dat hun werkzaamheden zich alleen daarop richten? En waarom zijn er dan geen ‘Hefboom’ inkopers, ‘Knelpunt’ inkopers’ en ‘Routine’ inkopers? Maar juist wel ‘Tactische’ en ‘Operationele’ inkopers? Hm, dan zal de Kraljic-kwalificatie van ‘Strategisch’ het wel niet zijn.
Als we aan ChatGPT vragen wat de verschillen zijn tussen een strategisch, tactisch en operationeel inkoper, krijgen we het volgende:
“Strategisch inkopers houden zich vooral bezig met ‘lange termijn inkoopstrategie’, ‘het afstemmen van inkoopdoelen op algehele bedrijfsstrategie’, het ‘creëren van duurzame waarde’ en ‘het identificeren van strategische leveranciersrelaties en partnerschappen”.
Oké, dat klinkt eigenlijk best goed.
Vervolgens krijgen we een opsomming van aandachtsgebieden voor de strategisch inkoper. Daarbij staan ‘contractbeheer’ en ‘kostenbesparingen door slim te onderhandelen’ op de derde en vierde plaats, na ‘leveranciersrelaties’ en ‘marktanalyse’ maar vóór ‘innovatie’ en ‘risicomanagement’. Tja, dat klinkt dan opeens een stuk minder strategisch.
En tactisch inkopers doen volgens ChatGPT aan, wederom op derde en vierde plaats, ‘bestellingen plaatsen’, en ‘voorraad beheer’.
Dit toont maar weer eens aan dat ChatGPT vooral alle beschikbare informatie op het internet optelt en categoriseert. In dit geval uit boeken, artikelen, maar uiteraard ook uit functiebeschrijvingen en vacatureteksten.
Leg maar eens een paar vacatureteksten of functiebeschrijvingen naast elkaar. Dan kun je dit ChatGPT niet kwalijk nemen. Geen twee organisaties bedoelen echt hetzelfde als ze een ‘strategisch inkoper’ werven. En als je er twee in het wild spreekt, hebben ze ook zelden hetzelfde beeld, zelfs binnen dezelfde organisatie.
Maar wat moet je nu eigenlijk met al het bovenstaande?
Vooral begrijpen dat iedereen een ander beeld heeft bij de woorden ‘Strategisch’ inkoper. En dat je vooral goed moet uitleggen wat het in jouw organisatie betekent. Aan collega’s, sollicitanten, leveranciers en soms zelfs aan klanten. Dat je moet uitleggen hoe intern de verantwoordelijkheden en taken zijn verdeeld. Wie er wat doet en wie waarvan is. In duidelijke taal, met zo min mogelijk woordsla.