Al decennia lang hoor ik dat ”inkoop een stormachtige ontwikkeling doormaakt” en dat “inkoop op de goede weg is”. Alleen lijkt inkoop maar nooit aan te komen. Wordt het niet eens tijd voor een nieuwe inkoopmindset?
Hierna bespreken we tien bouwstenen die de positionering en perceptie van inkoop verbeteren en jou helpen om de route naar succes te bepalen en je gewenste bestemming te bereiken.
1. Strategische inkoop.
Een succesvolle mindset begint met je te realiseren dat er twee soorten inkoop bestaan.
Enerzijds heb je de inkoop van prestaties die direct of indirect de klanten, het verdienmodel, het onderscheidend vermogen of het bestaansrecht van de organisatie raken. Dat noemen we ‘Belangrijke inkoop’.
Anderzijds is er het kopen van prestaties die simpelweg nodig zijn omdat de organisatie bestaat, maar die geen impact hebben op de klanten. Dat soort inkoop noemen we dan ‘lekker belangrijk’. Daarbij gaan we er wel even vanuit dat je als organisatie alleen prestaties koopt die ook nodig zijn.
Het is logisch en verstandig om inkoopexpertise vooral in te zetten voor die ‘belangrijke’, of ook wel ‘strategische’, inkoop.
De ‘lekker belangrijke’ inkoop verdient het niet om daar veel tijd, geld en energie in te steken. Het heeft immers geen invloed op de voorkant van de organisatie. Dit moet je makkelijk maken of er traditionele inkopers opzetten zolang ze meer besparen dan ze kosten.
2. Niet geïnteresseerd in kosten.
Van een gemiddelde organisatie heeft slechts 5% van de medewerkers financiële verantwoordelijkheid: de budgethouders.
95% van jouw collega’s zijn dus niet primair geïnteresseerd in prijs en kosten. Zij zullen zich vooral afvragen wat de in te kopen prestaties voor hen persoonlijk gaan betekenen.
Door inkoop primair op basis van kosten te positioneren, zeg je eigenlijk tegen die 95% dat je iets gaat doen waar zij niet in geïnteresseerd zijn. Dan wordt het krijgen van hun medewerking een hele uitdaging.
Je moet daarom per doelgroep de voor hen specifieke voordelen van professionele inkoop communiceren. En voordelen die zij niet relevant vinden gewoon niet noemen.
3. De Spendanalyse.
De alom bejubelde spendanalyse is ons derde mindset onderwerp. Om te beginnen zegt een spendanalyse namelijk niets over klanten, concurrentiepositie en inkomende geldstromen. Het is slechts een achteruitkijkspiegel die laat zien waar je in het verleden geld aan hebt uitgegeven. Je ziet alleen prijzen, geen kosten en geen samenhang tussen de verschillende onderdelen.
Kortom, het is niet verstandig om inkoopprioriteiten en focus alleen hierop te baseren.
Daarnaast bevestigt de presentatie van een spendanalyse aan jouw collega’s vooral hun vooroordeel dat inkoop vooral gericht is op prijs en kosten. Gezien punt 2 is dat niet handig.
4. Geen direct belang.
Inkopers hebben een uniek positie, namelijk dat zij de enige zijn zonder direct belang bij de uitkomst van het inkoopproces. Behalve natuurlijk als de organisatie zo onverstandig is geweest om ze zoiets als besparings- of leveranciersreductiedoelstellingen te geven.
Inkopers hebben geen geld en gelukkig ook niets nodig. Het zijn juist de collega’s die behoefte aan prestaties hebben en over het geld beschikken om daar voor te betalen. Zij zijn dus de belanghebbenden met vaak tegengestelde of conflicterende belangen.
Het is handig om dat vóór het sluiten van een contract helder te hebben, waar nodig te escaleren en de verwachtingen te managen.
5. Niet objectief.
Mensen zijn van nature niet in staat om objectief te zijn. Alles wat wij zintuigelijk waarnemen, gaat eerst via onze hersenen voordat wij er er iets van vinden. In de hersenen spelen zaken als gemoedstoestand en referentiekader belangrijke rollen bij het tot stand komen van die mening.
De binnen het inkoopvak vaak nagestreefde ‘objectieve beoordeling’ en ‘rationele besluitvorming’ zijn utopisch.
Geef daarom ruimte aan subjectiviteit. Deze kun je dan enigszins objectiveren door meerdere beoordelaars naar hun mening te vragen. Als negen van de tien collega’s iets lelijk vinden, dan zal het wel lelijk zijn. In ieder geval binnen jullie organisatie.
6. Tevredenheid is een bewegend doel.
Tevredenheid over geleverde prestaties, of de verwachting tevreden te gaan worden van de nog te leveren prestaties, is een belangrijke randvoorwaarde voor het blijven of gaan gebruiken van die prestaties.
Dat geldt overigens zowel voor prestaties van de leveranciers als voor die van de inkoopadviseur.
Tevredenheid is echter een moment opname, enerzijds gekoppeld aan verwachtingen, anderzijds afhankelijk van referentiekaders. Wat voor de een veel is, is voor de ander weinig. Gisteren waren jouw collega’s nog heel blij met een wachttijd van 10 minuten, maar nadat zij hoorden dat een ander slechts 5 minuten in de wacht staat, vinden ze opeens 10 minuten best wel lang en zijn ze daar ontevreden mee.
Het succes van contracten wordt bepaald door de tevredenheid van de belanghebbenden. Daarom zijn jouw collega’s zijn allemaal op zoek naar flexibiliteit.
Koop dat dan ook voor ze.
7. Een leverancier moet verdienen.
De realisatie dat niets gratis is en dat leveranciers alleen gaan presteren als ze geld verdienen is een volgende mindset bouwsteen die aan de basis staan van inkoopsucces. Kosten worden doorgegeven in de voortbrengingsketen, van leverancier naar klant. De klant betaalt de kosten plus de marge van de leverancier.
Je wilt niet het risico lopen dat strategische leveranciers niet presteren waardoor jouw klanten ontevreden worden.
Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat zeker is dat die leverancier voldoende marge maken zodat zij naar behoren blijven presteren.
8. Samenwerking versus Marktwerking.
Deze bouwsteen staat in nauwe relatie met de vorige, namelijk het gevaar van marktwerking voor de marges van de strategische leveranciers. Wanneer door marktwerking prijzen dalen bij onveranderde specificaties, verdampt er vooral marge voor de leveranciers. En die zullen de winnende leveranciers graag weer terugkrijgen door gedurende het contract de prijzen te verhogen, meerwerk te verrekenen, kosten te besparen, activiteiten niet of slechter uit te voeren, of een combinatie hiervan.
Intensievere samenwerking leidt tot meer en beter inzicht in kostenstructuren en kostendrijvers. Als je door samenwerking kosten uit de keten laat verdampen, zorgt dat wel voor behoud van marge.
9. Gedragspsychologie.
Bedrijven doen geen zaken met bedrijven. Mensen doen zaken met mensen. Het is daarom cruciaal om je te realiseren dat inkoop vooral gaat over menselijk gedrag. En mensen zijn voorspelbaar irrationeel, primair emotioneel gedreven en enorm beïnvloedbaar.
Kennis van het binnen inkoop toepassen van gedragspsychologie en sterke communicatieve vaardigheden zijn randvoorwaarden om als inkoopprofessional succesvol te kunnen zijn.
10. Gedraag je naar je positie
Jouw collega’s hebben een verantwoordelijkheid om waarde toe te creëren voor jullie klanten of invulling te geven aan het bestaansrecht van de organisatie. Daar zijn in hoge mate prestatie van leveranciers voor nodig. Het zijn daarom niet jouw leveranciers, maar die van je collega’s.
Het zijn hun uitgaven, hun verantwoordelijkheden, hun behaalde resultaten en hun eventuele inkoopbesparingen.
Jij kunt helpen om inkoop- en contractmanagement succesvol te laten zijn. Maar alleen als je collega’s dat willen. Willen ze dat niet, richt je dan op andere projecten. Je zult zien dat dit direct de samenwerking ten goede komt.
Verander eerst jouw eigen mindset over inkoop, en daarna die van jouw collega’s en leveranciers.